KOHTAAMISPAIKKA.INFO ASIAKASREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE 1.1.2023
Rekisterinpitäjä
Lahden Kohtaamispaikan tuki ry
2133009-2
Posteljooninkatu 24
15160 Lahti
Sähköposti: mika.falk@kohtaamispaikka.info
Rekisterin nimi
Lahden Kohtaamispaikan rekisteri
Rekisterin käyttötarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön oma suostumus. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on leiri-ilmoittautumisten, yhteydenottojen sekä verkkosivujen toteuttaminen. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
Rekisteriin merkityt tiedot
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: etu- ja sukunimi, puhelinnumero, kotiosoite, postinumero ja – toimipaikka, sähköposti, huoltajan nimi, huoltajan puhelinnumero, huoltajan sähköpostiosoite, huoltajan kotiosoite, erityisruokavaliot, allergiat, nimen julkaiseminen, verkkosivujen selaamistiedot, evästetiedot, sekä mahdolliset luvat ja suostumukset sekä mahdolliset muut suostumuksella kerätyt tiedot. Rekisterissä voidaan säilyttää tämän lisäksi kaikkia tietoja, jotka rekisteriin ollaan koottu rekisteröidyn suostumuksella muista julkisista ja yksityisistä rekistereistä sekä verkosta.
Rekisteritietojen hankinta
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
Tietojen käyttäjät
Tietoja käsittelevät ainoastaan Kohtaamispaikan palveluksessa olevat henkilöt, ja vain niiltä osin kuin kussakin tilanteessa on välttämätöntä. Käyttöoikeudet ovat rajattu vastaamaan työtehtävien vaatimuksia.
Tietojen luovutus
Tietojen luovuttamista koskevat rajoitukset: Tietoja luovutetaan vain rekisteröidylle. Mikäli kyseessä on vajaavaltainen henkilö voidaan tietoja luovuttaa myös huoltajalle. Tiedot luovutetaan säännönmukaisesti toiminnan vetäjille, laskutusta varten sekä allergiatiedot leiri- ja kurssikeskuksiin. Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointiin eikä muille tahoille. Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Rekisterin suojaus
Tiedot säilytetään valvotussa, lukitussa tilassa. Tietoja on oikeutettu käsittelemään tarkasti määritellyt henkilöt.
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden tai vapaaehtoisten toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu
Tietojen poisto
Rekisteriin merkityt tiedot poistetaan heti kun niiden käyttötarve lakkaa. Tietoja voidaan kuitenkin säilyttää ja käyttää sen ajan ja siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista laskutuksen, perinnän ja oikeudellisten toimenpiteiden takia.
Omien tietojen tarkistus
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa / korjata rekisteriin tallennetut tietonsa. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).